Antecedentes.-
Desde hace algunos años la Dirección de Informática antes Unidad de Informática en coordinación con la Dirección Financiera y la Dirección Administrativa, debido a los onerosos gastos en que la institución incurría para la adquisición de los consumibles (llámese tintas, tonners, fotoconductores, etc.), al alto volumen de trabajo en cuanto a funciones de soporte y mantenimiento para este tipo de equipos, y al poco control que existía para la supervisión de lo que era impreso y para que fines. Aunado al limitado espacio y la falta de condiciones adecuadas que existían en la bodega municipal para el buen almacenamiento de estos recursos y muchos otros factores más.
Se analiza y estudia administrativa, financiera y tecnológicamente la posibilidad de realizar un arrendamiento de equipos de impresión, con el objetivo primordial de minimizar costos para la Administración Municipal, además de concientizar a todos los compañeros que era hora de hacer un alto en el camino; y procurar optimizar este tipo de recursos, regular y monitorear lo que se imprime y para que fines.
Objetivo.-
Mejorar cada vez más los servicios a la ciudadanía, proporcionando a los funcionarios mejores recursos acorde a las necesidades laborales actuales, que faciliten el desarrollo de las actividades, de forma ágil y oportuna.
Alcance.-
· Conservar el ambiente adoptando como norma Técnica-Ambiental, la impresión en modo Dúplex, que optimiza la utilización de las dos caras de la hoja de papel, y reduce el almacenamiento de los documentos impresos a la mitad.
· Digitalización de documentos, por medio de los equipos multifuncionales (Impresora, Fotocopiadora, Escáner y Fax), que automáticamente son enviadas al correo del usuario, en formato pdf ,jpg o tif.
· Acceso masivo y concurrente a las funciones de los equipos de impresión multifuncionales lasér (Impresora, Fotocopiadora, Escáner), lo que permite brindar un mismo servicio a una gran cantidad de usuarios, lo cual minimiza costos operativos y de producción para la Municipalidad.
· Administración y configuración remota vía Web de los equipos; lo que coadyuva a que los tiempos de respuesta en cuanto a soporte y mantenimiento sean mínimos y más eficientes.
· Control de acceso por medio de códigos por Departamento.
· Estadísticas sobre el volumen de impresión por Departamento.
Metodología de trabajo.-
Se planteó el Proyecto de servicio de impresión, copiado e imprenta digital, y se profesó necesario el desarrollo de un análisis que permita observar si es conveniente mantener la modalidad de adquisición de equipos y suministros de impresión; impresión y copiado de manera externa, así como alquiler de equipos de impresión y copiado, vs la modalidad de un servicio proporcionado por un solo proveedor de equipos y suministros de impresión con su debida centralización y software de control.
